Slik kommer institusjonen i gang

Når kopieringsavtalen inngås, skal institusjonen utpeke en administrativt ansvarlig. Denne personen vil motta e-post fra Bolk med brukernavn og passord.

I Bolk skal den administrativt ansvarlige opprette brukere og eventuelt underenheter. Dette gjøres under menyvalget Egen organisasjon etter at du har logget inn.

Enheter i Bolk

Første gang den administrativt ansvarlige logger seg på Bolk, er institusjonen allerede opprettet. Den administrativt ansvarlige kan så opprette én eller flere enheter under denne igjen dersom institusjonen ønsker det. Dette kan være hensiktsmessig dersom:

• Institusjonen er så stor at det kan bli uoversiktlig å sortere alle brukere og kompendier under kun èn enhet.
• Institusjonen ønsker at bestillinger og transaksjoner er spesifisert på enhetsnivå i økonomioversikten.

Brukere i Bolk

I Bolk opprettes brukere som kan ha én eller flere av følgende roller: gruppeadministrator, kompendieadministrator og kompendiebestiller.

Hvert universitet og hver høgskole har én administrativt ansvarlig, utpekt av institusjonen. Vedkommende fungerer som gruppeadministrator, men kan i tillegg opprette andre brukere som gruppeadministrator under seg.

Gruppeadministrator

Gruppeadministrator har følgende oppgaver og muligheter:

• Tildeler brukertilganger og roller
• Oppretter enheter og underenheter etter institusjonens ønsker
• Laster opp logo

Kompendieadministrator

En kompendieadministrator kan ha ansvar for en eller flere enheter. Vedkommende har følgende oppgaver og muligheter:

• Har innsyn/oversikt over økonomiske detaljer, alle registreringer og evt. bestillinger av kompendier for alle kompendiebestillere
• Har økonomisk kontroll; kan sette opp økonomiske terskelverdier og godkjenningsrutiner på bestillinger

Kompendiebestiller

Kompendiebestiller har følgende oppgaver og muligheter:

• Registrerer for klarering og bestiller eventuelt ferdige kompendier
• Kan gjenbruke egne kompendier eller kompendier andre brukere har delt